徐開大委發(fā)〔2021〕28號(hào)

 

 

關(guān)于印發(fā)《徐州開放大學(xué)采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)辦人職責(zé)及合同簽訂規(guī)范》的通知

 

各黨支部，各二級(jí)學(xué)院、各部門：

《徐州開放大學(xué)采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)辦人職責(zé)及合同簽訂規(guī)范》已經(jīng)學(xué)校研究同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

 

 

中共徐州開放大學(xué)委員會(huì)

2021年6月28日

 

徐州開放大學(xué)采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)辦人職責(zé)

及合同簽訂規(guī)范

     

    為規(guī)范學(xué)校采購(gòu)工作程序，確保采購(gòu)項(xiàng)目質(zhì)量，按照學(xué)校合同管理辦法、采購(gòu)管理辦法的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校采購(gòu)工作的具體情況，對(duì)學(xué)校的采購(gòu)項(xiàng)目申報(bào)、合同起草、簽訂相關(guān)工作進(jìn)一步明確與規(guī)范，以確保采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施、合同管理的規(guī)范性、可行性。

    一、采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)辦人職責(zé)

    明確每個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目至少有兩名以上具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的工作人員經(jīng)辦。其中使用單位（或教科研項(xiàng)目）指定采購(gòu)負(fù)責(zé)人一名，具體負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的實(shí)施；職能(或執(zhí)行)部門指定經(jīng)辦人一名，協(xié)助完成采購(gòu)相關(guān)工作；后勤管理處指定經(jīng)辦人一名，協(xié)調(diào)處理采購(gòu)工作。具體職責(zé)如下：

    （一）使用單位（或教科研項(xiàng)目）采購(gòu)負(fù)責(zé)人職責(zé)

1.按照《徐州開放大學(xué)采購(gòu)項(xiàng)目需求論證和驗(yàn)收管理暫行辦法》 規(guī)定，協(xié)助使用單位負(fù)責(zé)人（或教科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）做好采購(gòu)項(xiàng)目的前期調(diào)研及需求論證工作；明確采購(gòu)項(xiàng)目的需求內(nèi)容（包括項(xiàng)目技術(shù)指標(biāo)、質(zhì)量及服務(wù)要求、商務(wù)條款、供貨期或工期要求、質(zhì)保期、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及付款方式等）；按申報(bào)程序逐級(jí)上報(bào)完善的采購(gòu)申請(qǐng)及采購(gòu)需求論證。

    2.負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目答疑及現(xiàn)場(chǎng)踏勘；作為采購(gòu)方代表參加該項(xiàng)目的評(píng)審工作。

    3.負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目合同的起草、審核，按后勤管理處、紀(jì)委辦公室要求履行合同簽訂相關(guān)工作；具體做好采購(gòu)項(xiàng)目的履約、實(shí)施工作。

    4.項(xiàng)目完成后及時(shí)上報(bào)職能部門，配合職能部門做好采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收及技術(shù)資料歸檔工作。

    5.項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，及時(shí)做好采購(gòu)項(xiàng)目結(jié)算報(bào)銷的審簽工作； 負(fù)責(zé)項(xiàng)目的售后服務(wù)、合同續(xù)簽、尾款結(jié)算等相關(guān)工作。

    （二）職能(或執(zhí)行)部門經(jīng)辦人職責(zé)

    1.根據(jù)需要參加采購(gòu)項(xiàng)目的需求論證，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目技術(shù)指標(biāo)、 商務(wù)條款、服務(wù)要求等給予指導(dǎo)、規(guī)范。

    2.作為職能（或執(zhí)行）部門，負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的溝通聯(lián)系，審核采購(gòu)項(xiàng)目的需求論證，將完善的采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)需求論證報(bào)告在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)（每月1-10號(hào)）報(bào)送后勤管理處（電子稿發(fā)送到 xztvuhqglc@163.com）；同時(shí)做好相關(guān)業(yè)務(wù)工作。

    3.按后勤管理處要求組織好分散采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)工作，負(fù)責(zé)分散采購(gòu)項(xiàng)目合同的審核、簽訂等相關(guān)工作；及時(shí)做好采購(gòu)資料的整理歸檔。

    4.監(jiān)督指定采購(gòu)項(xiàng)目的履約、實(shí)施。

    5.采購(gòu)項(xiàng)目完成后，認(rèn)真組織采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收，并及時(shí)向后勤管理處上報(bào)相關(guān)材料；配合使用單位做好采購(gòu)項(xiàng)目結(jié)算報(bào)銷的審簽、售后服務(wù)、合同續(xù)簽、尾款結(jié)算等相關(guān)工作。

    （三）后勤管理處經(jīng)辦人職責(zé)

    1.宣傳采購(gòu)工作的規(guī)章制度和實(shí)施細(xì)則，受理歸口職能部門提報(bào)的采購(gòu)申請(qǐng)，審核采購(gòu)項(xiàng)目的相關(guān)資料，辦理委托招標(biāo)項(xiàng)目手續(xù)。

    2.對(duì)編寫集中采購(gòu)文件審查，發(fā)布集中采購(gòu)公告，組織開標(biāo)與評(píng)審，發(fā)布結(jié)果公示，督促集中采購(gòu)合同簽訂。

    3.指導(dǎo)職能（或執(zhí)行）部門的分散采購(gòu)工作，督促采購(gòu)項(xiàng)目的履約、驗(yàn)收。

    4.處理相關(guān)采購(gòu)質(zhì)疑，協(xié)助做好商家投訴的調(diào)查處理。

    5.做好采購(gòu)資料的整理、歸檔。

    二、采購(gòu)項(xiàng)目合同簽訂規(guī)范，學(xué)校的合同管理部門為學(xué)校辦公室，合同按后勤管理處提供的分類合同模板起草、簽訂。

    （一）集中采購(gòu)合同簽訂規(guī)范“政府集中采購(gòu)、校內(nèi)集中采購(gòu)、委托采購(gòu)”項(xiàng)目評(píng)審結(jié)果出來(lái)以后，由后勤管理處經(jīng)辦人將合同模板發(fā)至擬中標(biāo)單位，要求擬中標(biāo)單位3日內(nèi)擬定、起草合同文本，發(fā)至后勤管理處經(jīng)辦人；后勤管理處經(jīng)辦人將合同草稿發(fā)至使用單位采購(gòu)負(fù)責(zé)人，由使用單位對(duì)合同草稿進(jìn)行核準(zhǔn)、充實(shí)、完善，2日內(nèi)發(fā)至后勤管理處經(jīng)辦人；后勤管理處經(jīng)辦人會(huì)同使用單位、中標(biāo)單位進(jìn)行必要的溝通、協(xié)調(diào)、修改后，發(fā)后勤管理處進(jìn)行最終審核；審核后的合同定稿由使用單位采購(gòu)負(fù)責(zé)人打印6份（政府采購(gòu)合同打印9份），同時(shí)填寫《徐州開放大學(xué)集中采購(gòu)合同簽訂審核表》，相關(guān)人員簽字、蓋章；使用單位采購(gòu)負(fù)責(zé)人將合同及《徐州開放大學(xué)集中采購(gòu)合同簽訂審核表》送交職能部門負(fù)責(zé)人審核，審核無(wú)誤后，在合同上代表學(xué)校簽字，并在《徐州開放大學(xué)集中采購(gòu)合同簽訂審核表》上簽字，加蓋職能部門公章；由使用單位采購(gòu)負(fù)責(zé)人將合同及《徐州開放大學(xué)集中采購(gòu)合同簽訂審核表》送交紀(jì)委辦公室審核，加蓋章；紀(jì)委辦公室審核簽章后送交后勤管理處經(jīng)辦人，后勤管理處經(jīng)辦人聯(lián)系中標(biāo)單位代表到校現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行資格后審并簽訂采購(gòu)合同。

    （二）分散采購(gòu)合同簽訂規(guī)范分散采購(gòu)的項(xiàng)目，根據(jù)需要簽訂合同，由職能（或執(zhí)行）部門經(jīng)辦人將合同模板發(fā)至成交單位，要求成交單位3日內(nèi)將相關(guān)內(nèi)容擬定、起草后發(fā)至職能（或執(zhí)行）部門經(jīng)辦人；職能（或執(zhí)行）部門經(jīng)辦人將合同草稿發(fā)至使用單位采購(gòu)負(fù)責(zé)人，由使用單位對(duì)合同草稿進(jìn)行核準(zhǔn)、充實(shí)、完善，2日內(nèi)發(fā)至職能（或執(zhí)行）部門經(jīng)辦人；職能（或 執(zhí)行）部門經(jīng)辦人會(huì)同使用單位、成交單位進(jìn)行必要的溝通、協(xié)調(diào)、修改后，將定稿后的合同發(fā)至使用單位采購(gòu)負(fù)責(zé)人，將合同打印6份，同時(shí)填寫《徐州開放大學(xué)分散采購(gòu)合同簽訂審核表》，相關(guān)人員簽字、蓋章；使用單位采購(gòu)負(fù)責(zé)人將合同及《徐州開放大學(xué)分散采購(gòu)合同簽訂審核表》送交職能（或執(zhí)行）部門負(fù)責(zé)人審核，審核無(wú)誤后，在合同上代表學(xué)校簽字，并在《徐州開放大學(xué)分散采購(gòu)合同簽訂審核表》上簽字、蓋章；由職能（或執(zhí)行）部門經(jīng)辦人聯(lián)系成交單位代表到?，F(xiàn)場(chǎng)簽訂采購(gòu)合同，將《徐州開放大學(xué)分散采購(gòu)執(zhí)行表》、相關(guān)采購(gòu)資料及6份合同送后勤管理處審核；最后送紀(jì)委辦公室審核、蓋章。

    三、采購(gòu)合同歸檔要求

    所有采購(gòu)項(xiàng)目結(jié)果公告發(fā)出之日起10日內(nèi)完成合同簽訂，最遲不超過(guò)30日。合同簽訂后，及時(shí)交學(xué)校辦公室、后勤管理處、紀(jì)委辦公室、職能部門或使用單位各1份存檔，交中標(biāo)方2份留存。

    四、合同的履約及驗(yàn)收

    使用單位、職能部門認(rèn)真做好采購(gòu)項(xiàng)目的履約及驗(yàn)收工作。項(xiàng)目完成后，職能部門及時(shí)牽頭組織項(xiàng)目驗(yàn)收，填寫《徐州開放大學(xué)集中采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》或《徐州開放大學(xué)分散采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，后勤管理處備案；如果項(xiàng)目尚不符合驗(yàn)收要求，則必須先填寫《徐州開放大學(xué)集中采購(gòu)項(xiàng)目履約情況說(shuō)明》，后勤管理處備案；待項(xiàng)目驗(yàn)收合格后及時(shí)提交《徐州開放大學(xué)采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；財(cái)務(wù)處按合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等材料辦理結(jié)算手續(xù)。

五、本職責(zé)及規(guī)范由后勤管理處負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起執(zhí)行。

            

 

 

 

 

中共徐州開放大學(xué)委員會(huì)辦公室             2021年6月28日印發(fā)